Job Purpose

The Human Resource & Admin Coordinator is responsible for facilitating key HR administrative duties and to efficiently ensure the end-to-end running of HR projects and operations. This position resolves benefits-related problems and ensures effective use of plans and positive employee relations. The HR Coordinator role provides administrative support to the human resource function as needed, including record-keeping, file maintenance, recruitment, onboarding, etc.

Duties & Responsibilities

Manage HR Administrative Duties:

1. Maintain filing system; retrieve documents from filing system, handle requests for information and data
2. Coordinates insurance, vacation, holiday, sick pay, etc. requests
3. Logistics HR department, requesting HR required items and make a follow up
4. Schedule and coordinate meetings, appointments and travel arrangements for managers or supervisors
5. Answering all internal and external HR-related queries and requests

Recruitment & Onboarding:

1. Assist in recruitment (arrange interview, email notification, and reference checks)
2. Supporting the administrative part of the new hire process (screening, contracts, updating of HR systems)
3. Helping out where necessary during the pre-boarding and onboarding of employees, i.e. staying in touch with them, answering their questions, sending them relevant material, and so on
4. Track probation status and alert GHR
5. Update records with new hires

Employee Benefits:

1. Being the go-to person for employees with benefits-related questions and problems
2. Acting as the liaison between employees and insurance providers
3. Updating & tracking benefit plans (healthcare, retirement, etc.)
4. Coordinate and track salary advance benefit for employees (provide report & recommendations)
5. Recommending possible actions to improve existing processes

Office Operations Support:

1. Provide support on office's ongoing project (Coordination of Kiva)
2. Attend company meetings and take notes, keep minutes, etc.
3. Maintain and ensure office operations run smoothly at all times
4. Act as HR Manager for Corporate Store.

Team Engagement and Company Growth:

1. Be a supportive, dynamic and flexible team member
2. Do not wait to be assigned for a task but hunt for opportunities to bring improvements and support others
3. Be honest, reliable and dedicated
4. Bring the energy and stamina to go far with Jibu and join us in building a unique success story

Supervision Received

This position works highly autonomously and reports directly to the Country Director.

Management Responsibility

Oversee the office assistant and premises guard team.

Qualifications

A minimum required qualification of a Bachelor's degree in Human Resource Management, Industrial & Organizational Psychology, Business Administration or any other related field.

Minimum Experience Requirements

1. Proven work experience, preferably in HR administrative assistant or similar role (customer service oriented)
2. Working understanding of human resource principles, practices and procedures
3. Ability to function well in a high-paced and at times stressful environment
4. Proficient with Microsoft Office Suite and other related software

Preferred Experience Requirements

1. Excellent interpersonal skills: able to welcome visitors in a friendly manner, support staff in office in a friendly and helpful way
2. Excellent organizational skills: able to keep track of activities happening in the office, provide support in organizing events for staff, manage staff leave tracker, make sure there are sufficient office supplies, etc.
3. Ability to work under minimum supervision

Required Skills

1. A self-starter and initiator with an intrinsic motivation to perform
2. Highly motivated to Get Things Done in an autonomous and independent manner
3. Strong entrepreneurial and business instincts
4. Proficiency with Microsoft Office suite including Excel, Word and PowerPoint
5. Perfect written and spoken English knowledge
6. Knowledge of the Jibu Brand and comfortably communicate decisions from management to the franchise network

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OBJECTIF DU POSTE

Le/la coordinateur/trice des ressources humaines et de l'administration est responsable de faciliter les principales tâches administratives RH et d'assurer efficacement le bon déroulement de bout en bout des projets et opérations RH.

Ce poste consiste à résoudre les problèmes liés aux avantages sociaux et à garantir une utilisation efficace des régimes ainsi que des relations de travail positives. Le/la coordonnateur/trice RH apporte un soutien administratif à la fonction ressources humaines, notamment en matière de tenue de dossiers, de gestion des fichiers, de recrutement, d'intégration, etc.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

1. GESTION DES TÂCHES ADMINISTRATIVES RH

1. Gérer le système de classement ; extraire les documents du système de classement, traiter les demandes d'information et de données
2. Coordonner les demandes d'assurance, de congés payés, de jours fériés, d'indemnités maladie, etc.
3. Assurer les demandes RH logistiques et le suivi des éléments RH nécessaires
4. Planifier et coordonner les réunions, les rendez-vous et les déplacements des gestionnaires ou des superviseurs
5. Répondre à toutes les demandes et questions internes et externes relatives aux ressources humaines

2. RECRUTEMENT ET INTÉGRATION

1. Participer au recrutement (organiser les entretiens, envoyer les notifications par courriel et vérifier les références)
2. Soutien à la partie administrative du processus d'embauche (sélection des candidats, contrats, mise à jour des systèmes RH)
3. Apporter son aide lors de la pré-intégration et de l'intégration des employés (rester en contact, répondre aux questions, envoyer les documents pertinents)
4. Suivre le statut de la probation et alerter le gestionnaire RH
5. Mettre à jour les dossiers avec les nouvelles recrues

3. ADMINISTRATION DES AVANTAGES SOCIAUX

1. Être la personne de référence pour les employés ayant des questions et des problèmes liés aux avantages sociaux
2. Assurer la liaison entre les employés et les assureurs
3. Mise à jour et suivi des régimes d'avantages sociaux (santé, retraite, etc.)
4. Coordonner et suivre les avances sur salaire pour les employés (fournir des rapports et des recommandations)
5. Recommandation d'actions possibles pour améliorer les processus existants

4. SOUTIEN AUX OPÉRATIONS DE BUREAU

1. Apporter un soutien aux projets en cours du bureau
2. Assister aux réunions de l'entreprise, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux
3. Assurer le bon fonctionnement des opérations de bureau en permanence
4. Assurer la fonction de responsable RH pour les installations de l'entreprise

5. ENGAGEMENT DES ÉQUIPES ET CROISSANCE DE L'ENTREPRISE

1. Être un membre d'équipe solidaire, dynamique et flexible
2. Rechercher activement les occasions d'apporter des améliorations et de soutenir les autres
3. Être honnête, fiable et dévoué
4. Apporter l'énergie et l'endurance nécessaires pour aller loin avec Jibu

SUPERVISION ET RESPONSABILITÉ DE GESTION

1. Ce poste requiert une grande autonomie et relève directement du Directeur pays
2. Supervise l'équipe d'assistants de bureau et de gardiens de locaux

QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme Minimum

1. Licence en gestion des ressources humaines, psychologie industrielle et organisationnelle, administration des affaires ou tout autre domaine connexe

Expérience Minimale

1. Expérience professionnelle avérée, de préférence en tant qu'assistant administratif RH ou dans un rôle similaire (axé sur le service à la clientèle)
2. Compréhension pratique des principes, des pratiques et des procédures en matière de ressources humaines
3. Capacité à bien fonctionner dans un environnement dynamique et parfois stressant
4. Maîtrise de la suite Microsoft Office et autres logiciels connexes

Expérience Privilégiée

Excellentes compétences relationnelles : capable d'accueillir les visiteurs de manière conviviale et d'apporter un soutien au personnel de bureau avec amabilité et efficacité

1. Excellentes compétences organisationnelles : capable de suivre les activités du bureau, d'apporter son soutien à l'organisation d'événements pour le personnel, de gérer le suivi des congés du personnel, de veiller à ce que les fournitures de bureau soient suffisantes
2. Capacité à travailler avec un minimum de supervision

Compétences Clés Requises

1. Personne autonome et proactive, dotée d'une motivation intrinsèque à réussir
2. Très motivé pour accomplir des tâches de manière autonome et indépendante
3. Solide sens des affaires et de l'entrepreneuriat
4. Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
5. Maîtrise du français écrit et oral (essentiel)
6. Connaissances approfondies de la marque Jibu
7. Anglais parlé et écrit (souhaité)

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